راهنمای مجموعه نرم افزارهای یکتاوب

 


راهنمای آموزش و رفع اشکال | راه‌اندازی اولیه | راهنمای جامع برنامه | فهرست ابزارهای مدیریت | راهنمای الفبایی | مقالات متنوع

جستجو در راهنما | فهرست فایل ها | پرسش‌های متداول | تالار گفتگو | ارسال پیشنهادها و اشکالات | برگشت به پایگاه


راهنمای بخش مدیریت مقالات

 

 

 

سامانه مدیریت مقالات، با هدف ایجاد بستری الکترونیک برای دریافت، بررسی و انتشار مقالات طراحی شده است.

فرایند دریافت و بررسی مقالات

مراحل کلی فرآیند دریافت و بررسی مقالات به صورت زیر است:

مدیر پایگاه

  1. تنظیمات عمومی، تنظیم فرم​ ثبت نام و تنظیم فرم ارسال مقاله
  2. تنظیمات داوری و معرفی داوران به برنامه
  3. تولید راهنمای نگارش مقاله با پیوند به فایل نمونه، راهنمای ارسال مقالات

نگارنده

  1. ثبت نام در پایگاه
  2. فرستادن مشخصات و فایل مقاله با کمک فرم ارسال مقاله
  3. بررسی نهایی پرونده‌ی مقاله و افزودن پیوست‌ها و توضیحات و تایید نهایی مقاله
  4. رهگیری وضعیت مقاله و پاسخگویی و رفع اشکالات از صفحه شخصی

مدیران مقالات (یا مدیر وبگاه)

  1. مشاهده و بررسی مقاله توسط کارشناس، ارتباط با داوران و نگارنده
  2. نوشتن توضیحات و افزودن فایل‌های پیوست برای مقاله​ها
  3. فرستادن مقاله به سایر مراحل یا مراکز بررسی

مدیر پایگاه

  1. تایید نهایی مقاله​ها
  2. دسته‌بندی و انتشار مقاله‌ها

راهنمای گردش مقالات و تغییر وضعیت مقالات

 

توجه: به اطلاع می رساند از آذرماه 1392، به منظور تسهیل و تسریع فرآیند بررسی مقالات و نیز اطلاع رسانی دقیق تر به ارسال کنندگان مقالات، انواع وضعیت های مقالات افزایش یافته اند. در روش جدید سعی شده است کلیه مراحل ارسال تا انتشار مقالات به صورت مراحل پشت سر هم در نظر گرفته شوند و تا جایی که امکان دارد تبدیل وضعیت مقالات به صورت خودکار انجام شود. همچنین با گزارش گیری از مقالاتی که قبل از این تغییر در سایت ها وارد شده بوده اند، وضعیت های آنها متناسب با وضعیت های جدید بروز رسانی گردیده است.
لطفا در صورتی که قبل از این تاریخ مقالاتی در سایت شما در حال بررسی بوده اند، آمار مقالات خود را بررسی کنید و اگر اشکال یا پرسشی دارید اطلاع دهید. بعد از بررسی نهایی می توانید برای حذف یا غیر فعال کردن وضعیت های اضافه شده خود و یا تبدیل وضعیت مقالات با ما تماس بگیرید.
برای کسب اطلاع دقیق تر و نیز تنظیم وضعیت های مقالات می توانید به بخش گزارش گیری از مقالات (به ویژه بخش آمار عمومی مقالات به تفکیک موضوع، وضعیت، انتشار و ...) و نیز بخش تنظیمات مقالات در پایگاه خود مراجعه کنید.
به یاد داشته باشید برای هر نوع وضعیت جدید می توانید نامه مربوطه را در بخش "تنظیم نامه های ارسالی" ویرایش کنید تا در زمان انجام تغییر از طریق پرونده مقاله، به نگارندگان ارسال شود. (در آینده نامه ها در هنگام تغییر وضعیت از هر بخشی از برنامه و به صورت خودکار ارسال خواهند شد)

 

وضعیت های مقالات مطابق مراحل تنظیم شده در بخش تنظیمات مقالات به ترتیب زیر تغییر خواهند کرد.

نامشخص
تکمیل نشده
دریافت شده
در حال بررسی
در حال بررسی اولیه توسط دبیر علمی
بررسی شده توسط دبیر علمی
در حال انتخاب داور توسط سرگروه داوری
تعیین داور شده توسط سرگروه داوری
ارسال شده برای داوران
انجام داوری توسط برخی داوران
تکمیل داوری توسط داوران
آماده ویرایش توسط ارسال کننده
ویرایش شده توسط ارسال کننده
ارسال شده برای داوری نهایی
داوری نهایی انجام شده
پذیرفته شده
پذیرفته شده با تصحیحات
پذیرفته شده و منتظر بررسی نهایی اول
پذیرفته شده و منتظر بررسی نهایی دوم
پذیرفته شده و منتظر ویرایش نهایی اول توسط ویراستار (بخش فارسی)
پذیرفته شده و منتظر ویرایش نهایی دوم توسط ویراستار (بخش انگلیسی)
پذیرفته شده و منتظر تایید نهایی اول برای انتشار (توسط معاون سردبیر)
پذیرفته شده و منتظر تایید نهایی دوم برای انتشار (توسط سردبیر)
پذیرفته شده و منتظر تایید نهایی سوم برای انتشار (توسط نگارنده)
پذیرفته شده و آماده برای انتشار
پذیرفته شده و در حال طی مراحل انتشار
پذیرفته و منتشر شده
پذیرفته شده در بخش شفاهی
پذیرفته شده در بخش پوستری
پذیرفته شده به صورت ...
پذیرفته شده به صورت ...
پذیرفته شده به صورت ...
رد شده
انصراف داده شده
وضعیت ذخیره شماره 1
وضعیت ذخیره شماره 2
وضعیت ذخیره شماره 3

 

 

به این ترتیب که مقالات پس از دریافت اولیه از کاربر ابتدا در وضعیت "تکمیل نشده " قرار می گیرند. پس از تایید مقاله توسط ارسال کننده، مقاله در وضعیت "دریافت شده" قرار خواهد گرفت.

پس از این مرحله مدیر پایگاه می تواند با تایید دریافت مقالات در بخش مدیریت مقالات یا از طریق پرونده مقالات، وضعیت مقاله را در حالت "در حال بررسی" قرار دهد.

سپس با شروع داوری مقالات در وضعیت های مختلف داوری توسط عوامل مختلف داوری قرار می گیرند تا در انتها به یکی از وضعیت پذیرفته شده یا رد شده خاتمه یابند.

چند وضعیت ذخیره اضافی هم در بینابین و انتهای وضعیت های پیش فرض قرار گرفته اند تا در صورت نیاز توسط مدیر سایت فعال و تنظیم شده و استفاده شوند.

 

راهنمای مدیران مقالات

  • مدیران مقالات، پس از ورود با نام کاربری و گذرواژه‌ی خود، از نوار بالای صفحات به صفحه فهرست و مدیریت مقالات دسترسی خواهند داشت.
  • صفحه‌ی فهرست مقاله​ها امکان دسترسی به مقاله​هایی را که در مرحله بررسی مجاز کارشناسان هستند برای آنها فراهم می​آورد.
  • مدیران مقالات پس از انتخاب یک مقاله و رفتن به صفحه‌ی پرونده‌ی مقاله، جزئیات مقاله را می‌بینند و می‌تواند با داوران و نویسندگان در تماس باشند.
  • پس از تصمیم‌گیری نهایی، مدیران مقالات اقدامات خود را در سیستم ثبت می‌کنند و سرانجام مقاله را به سایر مراحل ارجاع می‌دهند.
  • بررسی‌کننده‌های نهایی با تغییر وضعیت مقاله، به یکی از حالات پذیرفته‌شده یا پذیرفته‌نشده، مرحله‌ی بررسی توسط مدیران مقالات را پایان می‌بخشند تا مدیر سیستم ادامه‌ی مراحل را بر عهده گیرد.

راهنمای مدیران پایگاه

  • برای انتشار مقاله‌های نهایی‌ شده می‌توانید مجموعه یا نسخه‌هایی برای سال یا دوره‌ی مورد نظر تعریف کنید و مقاله‌ها را در قالب نسخه‌های نشریات منتشر کنید.
  • برای انتشار مقاله‌ی پذیرفته شده به پرونده‌ی مقاله بروید و دکمه‌ی ویرایش را بزنید. مشخصات نسخه‌ی مورد نظر را مشخص کنید تا مقاله در آن نسخه منتشر شود.
  • وضعیت‌های مقالات در صفحات شخصی در بخش پرونده‌ی مقالات به کاربران نشان داده می‌شوند.
  • وقتی مقاله‌ای برای نخستین‌بار در برنامه ثبت می‌شود به عنوان مقاله‌ی تکمیل نشده شناخته می‌شود. پس از این‌که فرستنده‌ی مقاله آن را در صفحه‌ی شخصی تایید کرد وضعیت آن به صورت در حال بررسی تغییر می‌کند.
  • مدیر پایگاه می‌تواند پس از انجام بررسی‌ها و مشاهده‌ی نظرات سردبیر و داوران، مقاله را در حالت آماده‌ی ویرایش بگذارد تا فرستنده بتواند مشخصات و فایل مقاله را تغییر دهد.

منوهای بخش مقالات

در این‌جا منوهای بخش مقالات معرفی می‌شود. برای آگاهی بیشتر روی پیوندهای مربوطه کلیک کنید.

مدیریت مقالات (منتشر نشده)

در این بخش به فهرست مقالات منتشر نشده در پایگاه دسترسی می‌یابید و می‌توانید مقالات جدید به آن‌ها بیفزایید.

برای آگاهی بیشتر: راهنمای صفحه‌ی مدیریت مقالات منتشر نشده را ببینید.


فهرست و پرونده مقالات

در این بخش به فهرست همه‌ی مقالات موجود دست می‌یابید و برای یافتن مقاله‌ی مورد نظر جست‌وجو می‌کنید.

برای آگاهی بیشتر: راهنمای صفحه‌ی فهرست و پرونده‌ی مقالات را ببینید.


افزودن مقاله جدید

اگر مقاله را نویسنده یا فرستنده‌ی مقاله در برنامه فراگذاری نکرده باشد، مدیر پایگاه می‌تواند مقاله را از این صفحه وارد برنامه کند. عنوان مقاله، چکیده، کلیدواژه‌ها و متن کامل مقاله در کادرهای مربوطه وارد می‌شود، موضوع مقاله و زبان مقاله انتخاب می‌شود و مشخصات نگارندگان در کادرهای مربوطه نوشته می‌شود.


معرفى مدیران مقالات

در این بخش مدیران مقالات را مشخص می‌کنید و سطح دسترسی آن‌ها را تعیین می‌کنید.

برای آگاهی بیشتر: راهنمای صفحه‌ی معرفى مدیران مقالات را ببینید.

 

تنظیمات ویژه مقالات

در این بخش چگونگی ورود اطلاعات مقالات، امکانات ارسال و چگونگی فرایند بررسی مقالات را تعین می‌کنید.

برای آگاهی بیشتر: راهنمای صفحه‌ی تنظیمات ویژه‌ی مقالات را ببینید.


تنظیمات فراگذاری فایل‌ها

در این بخش نوع فایل‌هایی را که کاربران می‌توانند بفرستند، تعیین می‌کنید.


انواع مطالعه (از نظر محتوا)

دسته‌بندی مقالات از لحاظ محتوا برای نشریه‌هایی کاربرد دارد که چند فرم داوری متفاوت را برای داوری مقالات به کار می‌برند. برای مثال، یک نشریه ممکن است سه فرم داوری متفاوت برای مقالات پژوهشی، مروری یا گزارش مورد داشته باشد. در این حالت، مدیر پایگاه در بخش "نظام مدیریت اطلاعاتی> مدیریت فرم‌ها"، فرم‌های مختلفی را برای داوری می‌سازد و به برنامه معرفی می‌کند. سپس در صفحه‌ی انواع مطالعه مشخص می‌کند که برای هر نوع مطالعه چه فرمی به کار رود.


موضوعات مقالات

در این بخش موضوع‌هایی را که مورد پذیرش نشریه است تعیین می‌کنید تا مقالات از همان آغاز دریافت برپایه‌ی موضوع‌های تعریف‌شده دسته‌بندی شوند.


گزارش‌گیری از مقالات

در این بخش مقالات موجود در برنامه را به صورت کتاب دریافت می‌کنید. همچنین می‌توانید فهرست کاربران و فهرست مقالات را به صورت فایل XML یا Excel دریافت کنید و پس از ویرایش بار دیگر به برنامه وارد کنید.


تغییرات جمعی و اطلاع رسانی

این بخش برای افزودن توضیحات ضمیمه و تغییر وضعیت مقالات به صورت دسته جمعی طراحی شده است و بیشتر در همایش‌ها کاربرد دارد. همچنین می‌توانید با فرستادن اطلاعات به کاربران آخرین اقدام انجام شده روی مقاله و نیز آخرین توضیح اضافه شده را برای کاربران بفرستید.

 


روش های پاسخگویی و ارسال اطلاعات به کاربران

در برنامه سه روش برای ارسال اطلاعات به ارسال کنندگان مقاله پیش بینی شده است:

1- اگر می خواهید یک خبر یا مطلب واحد را برای تمام ارسال کنندگان مقاله بفرستید از بخش "پست الکترونیک" اقدام نمایید.

2- اگر می خواهید یک خبر یا مطلب خاص را برای یک مقاله خاص برای نگارنده بفرستید می توانید از طریق پرونده مقاله اقدام کنید.

3- اگر می خواهید مطالب و توضیحاتی را به صورت سفارشی شده برای هر مقاله به تمام یا تعدادی از نگارندگان ارسال کنید، از بخش تغییرات جمعی و اطلاع رسانی استفاده کنید.

 


روش کدگذاری مقالات

روش کد گذاری مقالات برای مثال برای کد A-10-123-8 به صورت زیر می باشد:

A = Article

10 = کد نوع فایل مقاله

123 = کد کاربر

8 = تعداد مقالات ارسالی

 

 

سامانه مدیریت مقالات، با هدف ایجاد بستری الکترونیک برای دریافت، بررسی و انتشار مقالات طراحی شده است.

فرایند دریافت و بررسی مقالات

مراحل کلی فرآیند دریافت و بررسی مقالات به صورت زیر است:

مدیر پایگاه

  1. تنظیمات عمومی، تنظیم فرم​ ثبت نام و تنظیم فرم ارسال مقاله
  2. تنظیمات داوری و معرفی داوران به برنامه
  3. تولید راهنمای نگارش مقاله با پیوند به فایل نمونه، راهنمای ارسال مقالات

نگارنده

  1. ثبت نام در پایگاه
  2. فرستادن مشخصات و فایل مقاله با کمک فرم ارسال مقاله
  3. بررسی نهایی پرونده‌ی مقاله و افزودن پیوست‌ها و توضیحات و تایید نهایی مقاله
  4. رهگیری وضعیت مقاله و پاسخگویی و رفع اشکالات از صفحه شخصی

مدیران مقالات (یا مدیر وبگاه)

  1. مشاهده و بررسی مقاله توسط کارشناس، ارتباط با داوران و نگارنده
  2. نوشتن توضیحات و افزودن فایل‌های پیوست برای مقاله​ها
  3. فرستادن مقاله به سایر مراحل یا مراکز بررسی

مدیر پایگاه

  1. تایید نهایی مقاله​ها
  2. دسته‌بندی و انتشار مقاله‌ها

راهنمای گردش مقالات و تغییر وضعیت مقالات

وضعیت های مقالات مطابق مراحل تنظیم شده در بخش تنظیمات مقالات به ترتیب تغییر خواهند کرد. به این ترتیب که مقالات پس از دریافت اولیه از کاربر ابتدا در وضعیت "تکمیل نشده " قرار می گیرند. پس از تایید مقاله توسط ارسال کننده، مقاله در وضعیت "دریافت شده" قرار خواهد گرفت.